Главная » Билайн » Ввод и редактирование данных в Excel. Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Ввод и редактирование данных в Excel. Иллюстрированный самоучитель по документообороту

Создание новой книги
Открытие книги
Сохранение книги
Закрытие книги
Режимы просмотра книги

Выделение элементов таблицы

Копирование данных
Перемещение данных
Удаление данных

Отмена операций

Типы данных

Со структурой окна электронных таблиц мы разобрались, приступим к тому, как вводятся и редактируются данные. В рабочей книге может содержаться произвольное число рабочих листов, в свою очередь, каждый рабочий лист представляет собой рабочее поле, которое состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов:

число;
текст;
формула (будет рассмотрено в отдельной лекции).

Число . Числовые значения выражают различные количественные соотношения данных определенного типа. Для того чтобы ввести число в ячейку, необходимо сделает ячейку активной, с помощью клавиатуры ввести нужное число, по завершению нажать клавишу Enter . Введенное число в ячейке автоматически выравнивается по правому краю. Числовыми значениями также являются даты и время. Чтобы установить эти форматы, нужно на вкладке Главная в группе Число выбрать команду Числовой формат и в открывающемся меню выбрать денежный/финансовый и т.д. (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Открывающийся список меню Числовые форматы

Текст . Текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов, для ввода поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, считается текстом.

Ввод текста в ячейку осуществляется по аналогии с числовыми значениями. Если ввести в ячейку длинный текст, то он, как правило, отображается в строке формул. Достигнув в этой строке правого края окна, символы переноситься на новую, и появляется небольшая полоса прокрутки. Также можно с помощью мыши сделать шире строку формул, потянув за ее нижний край (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Отображение текста в строке формул

Если ячейки, расположенные справа, пусты, MS Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние ячейки. Если же соседняя ячейка не пуста, то программа отобразит столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, но он не отображается). Чтобы разместить текст в одной ячейке, нужно либо расширить столбец, либо с помощью команды Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная разместить текст в несколько строк.

Операции с книгами

Создание новой книги

Для создания новой книги следует щелкнуть по кнопке Office и выбрать команду Создать . В появившемся диалоговом окне выбрать Новая книга (Рис. 2.3), а затем нажать кнопку Создать или щелкнуть два раза по значку Новая книга . В результате на Панели задач

появляется кнопка с названием нового файла (Книга 1). Если создано несколько книг, то с помощью Панели задач можно легко переключаться с одной книги на другую.

Рис. 2.3 Диалоговое окно «Создание книги»

Открытие книги

Для открытия существующего документа необходимо нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа . В поле Папка выбирается папка, в которой расположен нужный документ, затем двойным щелчком левой кнопки мыши открывается нужный файл или выделяется файл и нажимается кнопка Открыть .

Примечание. По умолчанию в поле списка выводятся только файлы, созданные в программе MS Excel . Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать в поле Тип файлов тип нужного расширения или Все файлы .

Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо вызывать команду Сохранить / Сохранить как , нажав на кнопку Office .

При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (Рис.2.4). В поле Папка указывается папка, в которую необходимо сохранить книгу. В поле Имя файла – вводится имя книги (по умолчанию название файла – Книга № ). В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ (если это необходимо). Подтверждается сохранение нажатием кнопки Сохранить .

Рис. 2.4 Диалоговое окно «Сохранение документа»

Примечание . На имена файлов накладываются ограничения: длина имени файла не может превышать 254 символов; в имени можно использовать русские, латинские буквы, цифры, символы, кроме / \ < > ? * :

При повторном и последующих сохранении книги нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить , при этом диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле и под тем же именем. Чтобы сохранить эту же книгу под другим именем или в другой папке, следует выбрать команду Сохранить как . Книги Microsoft Excel 2007 имеют расширение xlsх .

Закрытие книги

Для закрытия книги необходимо выбрать в меню Файл команду Выход из Excel или нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна.

Режимы просмотра книги

MS Excel позволяет работать с таблицами в нескольких режимах просмотра:

Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций, в том числе заполнения таблиц).
Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой, то есть показывает как будет выглядеть документ после печати. Просматриваются границы страниц, колонтитулы.
Страничный режим – предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью, то есть в этом режиме разделение страниц отображаются синими линиями, перетягивая которую можно изменять размеры страницы.
Во весь экран – рабочее поле отображается на весь экран, скрывается лента вкладок, чтобы вернуть ее обратно нужно нажать кнопку Esc .

Для перехода между режимами можно воспользоваться командами вкладки Вид .

Выделение элементов таблицы

Многие команды MS Excel требуют выделения элементов таблицы (ячейка, строка, столбец), которые могут быть задействованы в различных командах.

Для того чтобы выделить одну ячейку, т.е. сделать ее активной, достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для выделения других элементов таблицы следует использовать следующие способы выделения:

выделение нескольких ячеек : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в противоположный угол выделяемой области;
выделение большого числа элементов таблицы Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в противоположном углу выделяемой области;
выделение несмежных элементов таблицы : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, продолжить выделение других элементов с помощью левой кнопки мыши;
выделение целой строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки или активизировать любую ячейку строки и нажать Shift + клавиша Пробел ;
выделение целого столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по названию столбца или активизировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl + клавиша Пробел ;
выделение всей таблицы : щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, расположенной над цифрой 1 в левом углу рабочего листа или нажать Ctrl + A (Ф ).

Заполнение и редактирование ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и отобразятся в строке формул. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
внести изменения;
выйти из режима редактирования, нажав на клавишу Enter .

Внимание ! Перед выполнением любой команды MS Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Копирование данных

1 способ

Выбрать команду Копировать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного диапазона появится мигающая рамка).
Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется скопировать информацию.
Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

Выделить диапазон, который требуется скопировать.
Удерживая нажатой клавишу Ctrl , переместить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Перемещение данных

1 способ

Выбрать команду Вырезать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного дапазона появится мигающая рамка).
Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется переместить информацию.
Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

Выделить диапазон, который требуется переместить.
Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.
Перетащить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Удаление данных

Для того чтобы полностью заменить данные ячейки достаточно сделать ее активной и ввести новые данные (новые данные заменяют старые). Для удаления содержимого ячейки или диапазона необходимо выделить область и нажать клавишу Delete .

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо на панели быстрого доступа выбрать команду Отменить ввод (Ctrl+Z) . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует на панели быстрого доступа выбрать команду Вернуть .

Действия над элементами таблицы

Вставка столбцов, строк и ячеек

При необходимости можно вставить столбцы, строки и ячейки в созданную таблицу. При вставке существующие данные сдвигаются.

Вставка столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (выделить столбец), слева от которого нужно вставить новый. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вправо. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная Вставить столбцы на лист .

Вставка строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки (выделит строку), выше которой нужно вставить новую. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вниз. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить строки на лист .

Вставка ячеек : выделить ячейку или диапазон ячеек, где должны появиться новые ячейки. В контекстном меню выбрать команду Вставить… . В появившемся окне Добавление ячеек выбрать как нужно вставить ячейки со сдвигом вправо или вниз. Также можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить ячейки .

Удаление столбцов, строк и ячеек

Выделить полностью строки, столбцы или ячейки, содержащие данные, которые требуется удалить. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команды Удалить и, нажав на кнопку , выбрать нужную команду. Существующие данные переместятся. Также можно в контекстном меню выбрать команду Удалить , а затем в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек указать, что требуется удалить – ячейку, строку, столбец.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменение ширины столбцов : установить указатель мыши на границе заголовков столбцов (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать ширину столбца. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду Ширина столбца

Изменение высоты строк: установить указатель мыши на границе нумерации строк (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать высоту строки. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки и выбрать команду Высота строки , в появившемся диалоговом окне задать нужное значение.

Примечание . Если данные не помещаются в строку или столбец, можно их автоматически выронить. Для этого достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на границе столбцов / строк в области их обозначения (название столбцов или нумерация строк).

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Переименуйте Лист1 в Данные .

3. Добавьте новый лист и переместите его в конец рабочей книги.

4. На Листе 2 оформите таблицу по образцу (задайте нужную ширину столбцов):

5. Добавьте в таблицу первую строку и внесите в нее название таблицы «Оптимальное потребление кальция »

6. Скопируйте первый столбец таблицы (диапазон ячеек А2:А12) на лист 2.

7. Сохраните данный файл в папке Мои документы под именем Потребление кальция .

8. Закройте программу.

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

Щелкните по ячейке.
Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
Нажмите клавишу Enter .
Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

одна или несколько ячеек;
один или несколько столбцов;
одна или несколько строк;
один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.

Апр 21 2012

Основы работы в Excel. Ввод и редактирование данных.

Структура окна MS Excel. Работа с книгами: открытие, создание, сохранение. Работа с листами (добавление, копирование, перемещение, удаление)
Выделение элементов таблицы, перемещение по листу. Ввод и редактирование данных в ячейки.
Копирование и перемещение элементов таблицы. Вставка и удаление элементов таблицы. Объединение ячеек

Интерфейс Excel 2010 является дальнейшим развитием пользовательского интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложения Microsoft Office удобнее в работе. В результате был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для пользователей работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой: слишком много программных возможностей, и их трудно найти.

В Office дизайн пользовательского интерфейса был переработан, чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить загромождение рабочей области - ради того, чтобы пользователи меньше отвлекались на поиск и могли больше времени и энергии тратить на свою работу.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).

Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы.

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.

Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.

Ниже панели инструментов расположена строка формул.

Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:

кнопка отмены (красный крестик);
кнопка ввода (зеленая галочка);
кнопка изменения формулы (знак функции).

Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.

Выделение элементов таблицы, перемещение по листу

Выделение с помощью мыши

Самый простой и распространенный способ выделения одной ячейки — щелчок левой кнопкой мыши. Подведите курсор к нужной ячейке Excel и нажмите левую кнопку мыши. При этом вокруг ячейки появится рамка, которая говорит о том, что данная ячейка является активной, т.е. в нее можно вводить или редактировать данные.

Для ускорения выполнения операций часто бывает необходимо выделение группы ячеек или диапазона. Чтобы выделить диапазон надо установить курсор на левую верхнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, «тащить» мышь к правой нижней ячейке. При достижении нужной ячейки кнопку мыши надо отпустить. При этом выделенный диапазон будет подсвечен другим цветом.

Для выделения большого диапазона ячеек Excel можно воспользоваться приемом расширения выделения. Для этого надо выделить левую верхнюю ячейку диапазона, затем, удерживая клавишу Shift, щелкнуть на правой нижней ячейке, если ячейка не видна, то можно воспользоваться полосами прокрутки. Если известны координаты ячеек, то можно сделать следующее: выделить левую верхнюю ячейку, затем в поле имени в строке формул, через двоеточие ввести координаты правой нижней ячейки и нажать клавишу Enter.

Для уменьшения/увеличения масштаба изображения можно воспользоваться командой «Масштаб» меню «Вид».

Если необходимо выделить группу диапазонов ячеек, то для этой цели надо воспользоваться клавишей Ctrl.

Если необходимо выделить столбец или строку целиком, надо щелкнуть на заголовке строки или столбца.

Работа с блоком ячеек

Блок — это диапазон ячеек Excel, окруженный со всех сторон пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк.

Активная область — это прямоугольник, который заключает в себя все столбцы и строки листа, содержащие непустые ячейки.

На рисунке представлены три блока ячеек: A3:E8, A10:E10, G3:G8. Активная область — A3:G10. Если установить указатель мыши на нижней границе активной ячейки и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, то будет выделена нижняя ячейка блока. Если активной является самая нижняя ячейка блока, то двойной щелчок на нижней границе ячейки приведет к выделению ячейки, расположенной ниже блока. Аналогичным образом выделяются ячейки при щелчке на правой, левой или верхней границе активной ячейки. Если дважды щелкнуть на границе ячейки при нажатой клавише Shift, то будут выделены все ячейки, начиная с текущей до края блока.

Перемещаться по соседним ячейкам можно при помощи клавиш управления курсором. Для перемещения к краю блока ячеек используются клавиши со стрелками при нажатой клавише Ctrl.

Для перемещения по листу Excel и выделения ячеек удобно пользоваться клавишами Home, End

Home Перемещение к первой ячейке текущей строки Ctrl+Home Премещение к ячейке A1 Ctrl+End Перемещение к последней ячейке последнего столбца активной области End Включение/Выключение режима End Scroll Lock+Home Перемещение к первой ячейке текущего окна Scroll Lock+End Перемещение к последней ячейке текущего окна

Для быстрого перемещения и выделения ячейки или диапазона можно пользоваться командой «Правка»-«Перейти» (F5)

Ввод данных в ячейки Excel

Числовые значения

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 , а также спецсимволы: + — Е е () . , $ % /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис»-«Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.

Рассмотрим особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы.

Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «-» (минус).
Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.
Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) — для Excel означает -40.
При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.
Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).
Для ввода процентного формата используется знак процента (%).
Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата — 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль — 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32.

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке.

В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.

Значение в строке формул называется хранимым значением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки.

Текстовые значения

Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке.

Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце.

Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки — ‘123 «123».

Различить какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время как числа — по правому.

При вводе значений в диапазон ячеек ввод будет происходить слева-направо и сверху-вниз. Т.е. вводя значения и завершая ввод нажатием Enter, курсор будет переходить к соседней ячейке, находящейся справа, а по достижении конца блока ячеек в строке, перейдет на строку ниже в крайнюю левую ячейку.

Изменение значений в ячейке

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно «отмотать» назад при помощи кнопки «Отменить» (Ctrl+Z).

Копирование и перемещение элементов таблицы.

С помощью команд Вырезать , Копировать и Вставить в приложении Microsoft Office Excel можно перемещать и копировать ячейки целиком или их содержимое. Можно также копировать определенную часть содержимого или свойств ячеек. Например, можно скопировать вычисленное по формуле значение, не копируя саму формулу, или скопировать только формулу.

В этой статье не рассматривается перемещение и копирование листа в другое местоположение в книге или в другую книгу. Дополнительные сведения о перемещении и копировании листов см. по ссылкам в разделеСм. также .

Примечание Excel выделяет вырезаемые или копируемые ячейки анимированной движущейся рамкой. Чтобы снять это выделение, нажмите клавишу ESC.

Перемещение и копирование целых ячеек

При перемещении или копировании ячейки приложение Excel перемещает или копирует всю ячейку вместе с формулами, вычисленными значениями, форматом ячейки и примечаниями.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена

Совет

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + V.

Примечания

Перемещение и копирование ячеек целиком с помощью мыши

По умолчанию режим перетаскивания включен, поэтому можно перемещать и копировать ячейки с помощью мыши.

Выделите ячейки или диапазон ячеек, которые нужно переместить или скопировать.

Примечания

При перемещении ячеек в приложении Excel замещаются существующие данные в области вставки.
При копировании ячеек ссылки на ячейки изменяются автоматически. Однако при перемещении ячеек ссылки не изменяются, и вместо содержимого этих ячеек и всех ячеек, которые на них ссылаются, может быть выдана ошибка адресации. В этом случае необходимо изменить ссылки вручную.
Если выделенная область копирования содержит скрытые ячейки, приложение Excel также копирует их. Может понадобиться временно отобразить скрытые ячейки, которые не нужно копировать.

Если область вставки содержит скрытые строки или столбцы, возможно, потребуется их отобразить, чтобы увидеть все скопированные ячейки.

Вставка скопированных и перемещенных ячеек между существующими ячейками

Выделите ячейку или диапазон ячеек с данными, которые нужно переместить или скопировать.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + X.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + C.

Щелкните правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку области вставки и выберите в контекстном меню пункт Вырезанные ячейки или Скопированные ячейки .

Совет Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу, щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

В диалоговом окне Вставка скопированных ячеек выберите направление, в котором нужно сдвинуть окружающие ячейки.

Примечание При вставке целых строк или столбцов окружающие строки и столбцы сдвигаются соответственно вниз и влево.

Копирование значений ячеек, форматов ячеек и только формул

При вставке скопированных данных можно выполнить любое из следующих действий:

преобразовать формулы в ячейках в вычисленные значения без переопределения существующего форматирования;
вставить только параметры форматирования ячейки, такие как цвет текста или цвет заливки (но не содержимое ячеек);
вставить только формулы (но не вычисленные значения).

Выделите ячейку или диапазон ячеек со значениями, форматами или формулами, которые нужно скопировать.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + C.

Примечание Если копируемые формулы содержат относительные ссылки на ячейки, эти ссылки (и относительные части смешанных ссылок) в скопированных формулах корректируются. Например, ячейка B8 содержит формулу =СУММ(B1:B7). При копировании этой формулы в ячейку C8 новая формула будет ссылаться на соответствующие ячейки этого столбца: =СУММ(C1:C7). Если копируемые формулы содержат абсолютные ссылки на ячейки , ссылки в скопированных формулах не изменятся. Если при копировании не достигнут предполагаемый результат, можно изменить ссылки в исходных формулах на относительные или абсолютные, а затем снова скопировать ячейки.

Копирование параметров ширины ячеек

При вставке скопированных данных к ним применяются параметры ширины целевых ячеек. Чтобы изменить ширину ячеек в соответствии с параметрами исходных ячеек, выполните указанные ниже действия.

Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена выполните одно из указанных ниже действий.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + X.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL + C.

Выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

Вставка и удаление элементов таблицы.

Пустые ячейки можно вставлять сверху или слева от активной ячейки на листе . При этом остальные ячейки будут смещены вниз в этом же столбце или вправо в этой же строке. Таким же образом можно вставлять строки над выделенной строкой или столбцы слева от выделенного столбца. Ячейки, строки и столбцы можно также удалять.

ПРИМЕЧАНИЕ. В Microsoft Excel установлены следующие ограничения на количество строк и столбцов: 16 384 (от A до XFD) столбцов в ширину и 1 048 576 строк в высоту.

Вставка пустых ячеек на листе

Выделите ячейку или диапазон ячеек в том месте, где необходимо вставить новые пустые ячейки. Выделите столько же ячеек, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить пять пустых ячеек, выделите пять ячеек.

На вкладке Начальная страница в группе Ячейки Вставка , а затем выберите в списке команду Вставить ячейки .

СОВЕТ. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши выделенные ячейки и выбрать команду Вставить .

В диалоговом окне Добавление ячеек выберите направление, в котором будут смещены окружающие ячейки.

ПРИМЕЧАНИЯ

При вставке ячеек на листе соответствующим образом будут настроены все ссылки, на которые влияет эта вставка, независимо от того, являются они относительными или абсолютными . Это же относится к удалению ячеек, за исключением случая, когда на удаляемую ячейку непосредственно ссылается формула. Для автоматической коррекции ссылок рекомендуется по возможности использовать в формулах ссылки на диапазоны ячеек, а не указывать отдельные ячейки.
Чтобы вставить ячейки, содержащие данные и формулы, можно скопировать или вырезать их, щелкнуть правой кнопкой мыши место их вставки и выбрать команду Вставить скопированные ячейки илиВставить вырезанные ячейки .

Советы

Вставка строк на листе

- Чтобы вставить одну строку, выделите всю строку или ячейку в строке, над которой нужно вставить новую строку. Например, чтобы вставить новую строку над строкой 5, щелкните ячейку в строке 5.
- Чтобы вставить несколько строк, выделите строки, над которыми требуется вставить новые строки. Выделите столько же строк, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить три новых строки, необходимо выделить три строки.
- Чтобы вставить несмежные строки, удерживайте нажатой клавишу CTRL при выделении несмежных строк.

На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с командой Вставить , а затем выберите пункт Вставить строки листа .

СОВЕТ. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши выделенные строки и выбрать команду Вставить .

ПРИМЕЧАНИЕ. При вставке строк на листе соответствующим образом будут настроены все ссылки, на которые влияет эта вставка, независимо от того, являются они относительными или абсолютными. Это же относится к удалению строк, за исключением случая, когда на удаляемую ячейку непосредственно ссылается формула. Для автоматической коррекции ссылок рекомендуется по возможности использовать в формулах ссылки на диапазоны ячеек, а не указывать отдельные ячейки.

Советы

Вставка столбцов на листе

Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы вставить один столбец, выделите столбец или ячейку непосредственно справа от того места, куда нужно вставить новый столбец. Например, чтобы вставить новый столбец слева от столбца B, щелкните ячейку в столбце B.
- Чтобы вставить несколько столбцов, выделите столбцы непосредственно справа от того места, куда нужно вставить новые столбцы. Выделите столько же столбцов, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить три новых столбца, необходимо выделить три столбца.
- Чтобы вставить несмежные столбцы, удерживайте нажатой клавишу CTRL при выделении несмежных столбцов

На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с пунктом Вставка , а затем выберите команду Вставить столбцы листа .

СОВЕТ. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши выбранные ячейки и выбрать команду Вставить .

На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку справа от кнопки Удалить и выполните одно из действий, указанных ниже.

Чтобы удалить выделенные ячейки, нажмите кнопку Удалить ячейки .
Чтобы удалить выделенные строки, нажмите кнопку Удалить строки с листа .
Чтобы удалить выделенные столбцы, нажмите кнопку Удалить столбцы с листа .

СОВЕТ. Можно щелкнуть правой кнопкой мыши выделенные ячейки, раскрыть меню Удалить и выбрать нужный вариант. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши выделенные строки или столбцы и выбрать команду Удалить .

При удалении ячейки или диапазона ячеек выберите в диалоговом окне Удаление ячеек вариантячейки, со сдвигом влево , ячейки, со сдвигом вверх , строку или столбец .

При удалении строк или столбцов следующие за ними строки или столбцы автоматически сдвигаются вверх или влево.

Советы

Чтобы быстро повторить удаление ячеек, строк или столбцов, выделите следующие удаляемые ячейки, строки или столбцы и нажмите клавиши CTRL+Y.
Удаленные данные при необходимости можно восстановить сразу после удаления. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отменить удаление или нажмите клавиши CTRL+Z.

ПРИМЕЧАНИЯ

При нажатии клавиши DELETE удаляется только содержимое выделенных ячеек, но не сами ячейки.
В Excel формулы автоматически обновляются путем настройки ссылок на сдвинутые ячейки с учетом их нового расположения. Однако формула, содержащая ссылку на удаленную ячейку, возвращает значение ошибки #ССЫЛКА!.

Объединение ячеек

Отдельную ячейку нельзя разделить, но можно добиться того, чтобы она выглядела как разделенная, объединив ячейки над ней. Допустим, например, что необходимо разделить ячейку A2 на три ячейки, которые отобразятся под ячейкой A1 (возможно, ячейку A1 необходимо использовать как заголовок). Ячейку A2 нельзя разделить, но аналогичного эффекта можно достичь, объединив ячейки A1, B1 и C1. После этого в ячейки A2, B2 и C2 можно вводить данные. Три этих ячейки будут выглядеть так, словно они разделены под одной большой ячейкой (A1), выполняющей роль заголовка.

При объединении двух или нескольких смежных ячеек по горизонтали или по вертикали образуется одна большая ячейка, которая занимает несколько столбцов или строк. При объединении содержимое одной из этих ячеек (верхней левой для языков с письмом слева направо или правой верхней для письма справа налево) появляется в объединенной ячейке . В приведенном ниже примере текст в объединенной ячейки помещен по центру с помощью команды .

ВАЖНО. Содержимое других объединяемых ячеек удаляется.

Объединенную ячейку можно снова разделить на отдельные ячейки. Если вы не помните, какие ячейки были объединены, их можно быстро найти с помощью команды Найти .

Объединение и центрирование смежных ячеек

Выделите несколько смежных ячеек, которые нужно объединить.

ПРИМЕЧАНИЕ. Данные, которые необходимо отобразить в объединенной ячейке, должны находиться в верхней левой ячейке выделенного диапазона. В объединенной ячейке останутся только эти данные. Данные из других ячеек выделенного диапазона будут удалены.

На вкладке Начальная страница в группе Выравнивание выберите команду Объединить и поместить в центре .

Ячейки будут объединены по строке или столбцу, а содержимое объединенной ячейки будет размещено в ее центре. Чтобы объединить ячейки без центрирования, щелкните стрелку рядом с кнопкой Объединить и поместить в центре и выберите команду Объединить по строкам или Объединить ячейки .

ПРИМЕЧАНИЕ. Если кнопка Объединить и поместить в центре недоступна, возможно, выделенные ячейки находятся в режиме редактирования или располагаются в таблице Excel. Для выхода из режима редактирования нажмите клавишу ВВОД. Ячейки, находящиеся в таблице Excel, объединить нельзя.

Чтобы изменить выравнивание текста в объединенной ячейке, выделите ее и на вкладке Главная Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить .

Нажмите кнопку Найти .
На вкладке Найти нажмите кнопку Параметры , а затем - кнопку Формат .

Примечание Если кнопка Формат не отображается, нажмите кнопку Параметры .

На вкладке Выравнивание в группе Отображение установите флажок Объединение ячеек и нажмите кнопку ОК .
Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы найти следующее вхождение объединенной ячейки, нажмите кнопку Найти далее .

На листе будет выделена следующая объединенная ячейка.

Чтобы найти все объединенные ячейки, нажмите кнопку Найти все .

В нижней части диалогового окна Найти и заменить будет отображен список всех объединенных ячеек. Если выбрать в списке объединенную ячейку, она будет выделена на листе.

Ввод данных

Текущая ячейка выделена серой рамкой называется селектор ячеек. Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью клавиш управления курсором: [стрелки] , , , либо щелчком мышью на любой другой ячейке.

В ячейку можно вводить:

текст – текст выравнивается по левой границе ячейки;

числа – цифры выравниваются по правой границе ячейки;

формулы – первый символ формулы знак «=», затем следуют адреса ячеек и арифметические действия.

Подтверждение ввода осуществляется:

клавишей ;

щелчком мышью в другой ячейке;

Отказ от ввода осуществляется:

клавишей ;

щелчком мышью на кнопке в строке формул.

Исправление содержимого ячейки

Для исправления во время заполнения ячейки, до того как ввод текста будет подтвержден, возможно воспользоваться клавишей . Если необходимо исправить уже подтвержденное содержимое ячейки, то надо выполнить двойной щелчок мышью на этой ячейки. При этом в ячейке появится мигающий вертикальный штрих – текстовый курсор , который позволит корректировать данные в ячейке.

Удаление содержимого ячейки

При необходимости удаления содержимого ячейки достаточно установить селектор ячеек на эту ячейку и нажать клавишу .

Форматирование данных

Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек в различных режимах.

Основные режимы для оформления рабочих листов собраны в команде Формат – Ячейки… В появившемся диалоге находится ряд вкладок для выбора режима:

Число:

В диалоге справа находится список форматов, содержащий форматы: Числовой; Денежный; Дата; Текстовый и т.п.

Выравнивание:

В появившемся диалоге находится три группы режимов: Горизонтальное; Вертикальное; Ориентация . Каждый режим имеет ряд взаимоисключающих параметров. Кроме этого, имеется переключатель Переносить по словам , с его помощью можно заполнить ячейку текстом в несколько строк, причем внутри одной ячейки.

Шрифт:

В появившемся диалоге находятся поля с названием шрифта, начертанием и размером, а также некоторые эффекты.

Рамка:

Для начала необходимо выделить блок, в котором рисуют рамки. В диалоге находятся две группы режимов, позволяющих выбрать стиль и цвет линии, а также местоположение линии относительно выделенного блока.

Вид:

На этой вкладке выбираем заливку и узор выделенных ячеек.

Редактирование
данных

Вставка и удаление

Для того чтобы вставить новую ячейку , необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команду меню Вставка – Ячейки… (со сдвигом данных вправо или со сдвигом вниз).

Если необходимо вставить столбец ячеек, то выделить столбец, перед которым должен быть вставлен новый, и выбрать команду меню Вставка – Столбец или Вставка – Ячейки… (столбец). При этом формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца.

Для вставки строк выделяется строка, выше которой будет вставляться новая. Выбрать команду Вставка – Строки или Вставка – Ячейки… (строка). Соответственно вставленные строки перенимают формат выделенных.

Удалить весь столбец, строку или ячейку можно, используя команду меню Правда – Удалить…

Копирование и перемещение

Перемещение и копирование основано на использовании Буфера обмена . Копирование производится при помощи команд меню – Правка – Копировать и Вставить . Команда копировать выделенный блок копирует в буфер обмена. Далее
при использовании команды Вставить содержимое буфера может быть скопировано в любое место документа. Работа команды Вырезать аналогична работе команды Копировать с той лишь разницей, что команда Вырезать удаляет выделенный текст из документа и переносит его в буфер
обмена. На панели инструментов Стандартная находятся три соответствующие кнопки.

Аналогично с помощью мыши можно перемещать содержимое ячеек: указатель мыши на рамке селектора ячеек имеет форму своей обычной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на новое место. Перемещать можно как содержимое одной ячейки, так и содержимое блока ячеек. При нажатой клавише содержимое ячейки будет копироваться.

Копирование в смежные ячейки

Кроме этого, есть возможность копировать в смежные ячейки с помощью мыши: селектор ячеек в нижнем правом углу имеет утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши на этом месте принимает вид черного знака плюс. Теперь, удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на смежные ячейки. Тащить рамку можно только по горизонтали или по вертикали.

Задание 2

Разработать в текстовом процессоре Microsoft Word шаблон делового письма.

Деловое письмо

————————————————————————————————————————————————-

Задание 3

Разработать в табличном процессоре Microsoft Excel – Сводку об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели.

Таблица 1 – Сводка об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели

ФИО дата выполнения
Название банка	Название вклада	Процентная ставка	Сумма вклада	Сводка об изменениях сумм вкладов по дням одной недели
Название банка	Название вклада	Процентная ставка	Сумма вклада
Банк 1	Пенсионный	8,50%	15000	15003,5	15007	15010,5	15014	15017,5	15021	15024,5
	Кубышка	10,25%	15000	15004,2	15008,4	15012,6	15016,9	15021,1	15025,3	15029,5
	Агро-Хит	11,30%	15000	15004,6	15009,3	15013,9	15018,6	15023,2	15027,9	15032,5
Банк 2	Премиум	10,00%	15000	15004,1	15008,2	15012,3	15016,4	15020,6	15024,7	15028,8
	Сберегательный	7,50%	15000	15003,1	15006,2	15009,2	15012,3	15015,4	15018,5	15021,6
	Доверительный	13,75%	15000	15005,7	15011,3	15017	15022,6	15028,3	15033,9	15039,6
Банк 3	Путешествие	11,25%	15000	15004,6	15009,2	15013,9	15018,5	15023,1	15027,8	15032,4
	Копилка	13,00%	15000	15005,3	15010,7	15016	15021,4	15026,7	15032,1	15037,4
	Юбилейный	12,00%	15000	15004,9	15009,9	15014,8

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Список использованной литературы

табличный редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

Просмотров