Как заключить договор с почтой россии юридическим лицам. Как заключить договор с почтой россии на обслуживание юридических лиц

Почта России предлагает специальные условия для корпоративных клиентов - ими могут стать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Преимущества «корпоративного клиента» Почты России:

• удобное время и место сдачи почтовых отправлений
• выгодные тарифы
• большой опыт работы с международными отправлениями
• безналичная форма оплаты услуг.

Для заключения договора нужно предоставить документы.

Для юридического лица:

• копии учредительных документов (устав, договор об учреждении, учредительный договор)
• копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц; свидетельство о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица
• копию выписки ЕГРЮЛ, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
• копию документов, подтверждающих полномочия единоличного исполнительного органа (решение учредителя/акционера, протокол общего собрания акционеров/участников, Приказ о назначении)
• доверенность (в случае если со стороны контрагента договор будет подписывать лицо, не являющееся единоличным исполнительным органом), а в случае если доверенность выдана в порядке передоверия, доверенность лица, выдавшего доверенность в таком порядке.
• копию лицензии контрагента, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит лицензированию.

Предоставляемые копии должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии надлежащим образом заверенных документов и необходимости срочного заключения договора допустимо предоставление копий, заверенных подписью лица, являющегося исполнительным органом контрагента, и печатью контрагента, за исключением выписки из ЕГРЮЛ, а также доверенности.

Для индивидуального предпринимателя:

• копию всех страниц паспорта либо другого заменяющего его документа индивидуального предпринимателя.
• копию свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ИП ОГРН).
• копию выписки из ЕГРИП, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора.
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
• доверенность, если лицо, подписывающее договор, действует по доверенности.
• копию справки об открытых счетах (для удостоверения открытого в банке расчетного счета, зарегистрированного на ИП).

Копии документов должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии заверенных надлежащим образом документов и необходимости срочного заключения договора можно предоставить копии, заверенные подписью и печатью индивидуального предпринимателя, за исключением выписки из ЕГРИП.

Перед владельцем интернет-магазина стоит нелегкая задача — нужно постоянно увеличивать продажи. Количество покупок в вашем онлайн-магазине можно увеличить, если расширить географию — отправлять посылки в другие города России. По данным Data Insight 70% клиентов интернет-магазинов живут за пределами Москвы и процент растет год от года.

У «Почты России» пока нет достойного конкурента, поэтому приходится работать с тем, что есть. Некоторые владельцы интернет-магазинов отказываются от этого способа доставки. Есть несколько причин:

• Для подготовки заказа нужно заполнить почтовые бланки, которые многие заполняют вручную (а на каждую посылку уходит от 7 до 15 минут);
• После отправления посылку сложно контролировать. Обычно интернет-магазин отправляет идентификатор для отслеживания посылки клиенту и предлагает самостоятельно отслеживать заказ на сайте «Почты России». После чего клиенту просто надоедает постоянно проверять статус посылки или он забывает это делать, в результате — о посылке забывают;
• Возрастает дополнительная нагрузка на call-центр, поскольку клиенты звонят и интересуются статусом своего заказа;
• Большой процент возвратов при работе с наложенным платежом. Покупатели иногда просто не знают, что их посылка пришла или забывают (откладывают) свой визит на почту. В результате по истечении 30 дней посылка возвращается назад продавцу и он платит за доставку двойную цену (пересылка покупателю и обратно).

Хорошие новости — эти проблемы частично можно решить. Прочитайте советы, которые помогут вашему интернет-магазину повысить продажи за счёт регионов, ускорить обработку почтового отправления, снизить нагрузку на call-центр и уменьшить количество возвратов.

Выберите почтовое отделение

Посылки можно отправлять из любого почтового отделения. Но к его выбору лучше подойти с умом. Пройдитесь по отделениям, которые находятся рядом с вами. Выберите то, где работает больше сотрудников и окон.

Лучше выбрать отделение, где существует специальное окно для приема посылок и никакие другие действия в этом окне не производятся.

Определитесь с упаковкой

Правильно упаковывайте ваши товары. 3-5% от всех отправлений повреждаются по прибытии адресату, потому что интернет-магазины экономят на упаковке. Они используют пластиковые пакеты, так выходит дешевле. Но в итоге это может сыграть злую шутку.

Пакет не гарантирует целостность товара: его можно надрезать, вытащить товар и вложить что-то другое. Отдавайте предпочтения гофрокартону. Не обязательно покупать коробки у «Почты России», так как они дорого стоят. На рынке существуют компании, которые делают абсолютно идентичные по размерам коробкам «Почты России», и стоят они в разы дешевле.

Оклеивают посылку обычно работники почтового отделения. ОПС может дополнительно взимать плату за это. Потому что оклейка скотчем требует определенного навыка — скотч должен быть нанесен без загибов, складок и т.п. Снятие и повторное нанесение скотча на почтовое отправление запрещено.

Автоматизируйте процессы

Для Эквида существует специальное приложение , которое позволяет автоматизировать процессы при работе с почтой, а также увеличить конверсию и снизить процент возвратов.

На некоторые отправления нужно заполнять до 3-х почтовых бланков. Digi-Post на 100% интегрируется с Эквидом и позволяет печатать почтовые бланки в один клик, прямо из заказа.

Печать готового почтового бланка занимает всего 3-5 секунд. Адресный ярлык рекомендуется печатать на клеящейся бумаге и сразу клеить его на посылку.

Уведомляйте своих клиентов о перемещении посылки автоматически, ведь по статистике возвращается порядка 15-20% посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина). Для этого в приложении Digi-Post занесите идентификатор отправления в ваш заказ и настройте режимы уведомления. Приложение будет уведомлять ваших клиентов о приеме посылки почтовым отделением, о месте, адресе и телефоне ОПС и места прибытия по е-мейл или SMS.

Часто бывает так, что посылка «застревает» в одном из ОПС и больше никуда не движется, а значит до адресата не дойдет. Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, можете не заметить, что одна или две куда-то потерялись и даже не будете об этом знать.

Поэтому если статус посылки не меняется 14 дней, Digi-Post пришлет уведомление о проблемном отправлении и сообщит адрес и телефон ОПС, в котором посылка «застряла». Так вы сможете принять оперативные меры, чтобы посылка пошла дальше.

Если после прибытия посылки в почтовое отделение посылку не забирают, Digi-Post периодически будет напоминать вашему клиенту о необходимости забрать посылку.

Заключите договор

Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, лучше заключить договор. После заключения договора вам не придется каждый раз стоять в очереди со всеми, вы будете просто сдавать посылки по форме. Как только договор будет подписан, вам выдадут диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ).

После заключения договора перечислите денежные средства на указанный в договоре расчётный счёт. Убедитесь, что деньги поступили на счёт, так как никакого «личного кабинета» у «Почты России» нет. Заполнить все сопроводительные документы поможет Digi-Post.

Наладить и автоматизировать работу с «Почтой России» можно и нужно! Успешных продаж!

05.10.2015

При покупке юридического адреса для своей компании, необходимо понимать, что этот адрес автоматически заносится в ЕГРЮЛ и именно по этому адресу, все государственные органы будут осуществлять связь с обществом. Любая корреспонденция, адресованная вашей компании, будет поступать на юридический адрес вашей организации указанный в ЕГРЮЛ.

Нет смысла уделять внимание вопросу нахождения компании по адресу указанному в ЕГРЮЛ, этому посвящено уже не мало статей, скажем лишь что под юридическим адресом понимается – адрес регистрации компании, и по факту фирма физически не находится на адресе регистрации.

Каким образом при регистрации компании на юридический адрес получать входящую почту?

Прежде чем купить юридический адрес, необходимо уточнить предоставляется ли почтовое обслуживание этого адреса, ведь «пропустить» корреспонденцию из налоговых или судебных органов, уведомления из различных фондов чревато начиная от блокировки расчетного счета и вплоть до ликвидации компании.

Существует несколько возможных вариантов организации почтового обслуживания компании:

• Заключить договор почтового обслуживания с отделением связи (почтой РОССИИ).

По сути это ваша просьба к почте, не доставлять письма по адресу и не возвращать их отправителю, а оставлять в отделении связи, для вашего самостоятельного получения. Для этого необходимо предоставить в почтовое отделение заявление-распоряжение о хранении почтовых отправлений в отделении связи и самостоятельном заборе писем. Разумеется, эта услуга платная и ее стоимость лучше уточнять непосредственно в конкретном отделении почты России. При таком варианте, придется самостоятельно приходить за письмами раз в неделю и не забывать во время подавать каждый месяц заявление-распоряжение и не пропускать очередной платеж за услугу.

Если адрес фактического пребывания компании территориально располагается рядом с юридическим адресом и относятся к одному и тому же почтовому отделению, есть возможность заключить договор на доставку корреспонденции по фактическому адресу, конечно же тоже платно.

• Почтовое обслуживание как дополнительная услуга при покупке юридического адреса.

Почтовое обслуживание юридического адреса предлагается так же при его покупке в специализирующейся юридической компании. Т.е. вы можете купить у них не только сам адрес, но и его почтовое обслуживание. Как правило, это надежный механизм так как юридические компании имеют опыт многолетнего сотрудничества с почтовыми отделениями связи и все поставлено на поток. Кроме того, покупая почтовое обслуживание вместе с юридическим адресом вы получаете доставку писем в ваш офис и уверенность что вся корреспонденция будет предоставляться своевременно.

• Абонирование ячейки абонементного почтового шкафа в отделении почты России.

По всем действующим договорам аренды юридического адреса, вне зависимости заказали вы почтовое обслуживание или нет, мы как арендодатель получаем вашу почту. Весь период действия договора аренды на адрес, поскольку получение почты является одним из подтверждений нахождения вашей компании на адресе и входит в наши обязательства.

2. Если у вас не заказано почтовое обслуживание

Не беспокойтесь, почту мы все равно получим, уведомим вас, и вы всегда можете выкупить каждое почтовое отправление по цене 500 руб., либо позже заключить договор на почтовое обслуживание.

3. Бесплатное получение первичных фондов.

Получаем и выдаем первичные уведомления из фондов все зависимости от того заказано почтовое обслуживание или нет. Аналогично документы, выдаваемые в МИФНС 46 при создании организации или смене адреса, в случае если вы их не забрали в день выдачи, и МИФНС отправила их почтой на юридический адрес.

3.1 Что не получаем:

Никогда и не при каких обстоятельствах не получаем: Товары, посылки, деньги и все что не относится к понятию «корреспонденция»

4. Бесплатное сканирование

Вы можете запросить сканирование и отправку содержания корреспонденции в электронном виде (формат pdf) на вашу электронную почту. Для этого:

У вас должно быть заказано почтовое обслуживание и договор должен быть действующим на дату штампа «получено» на письме.

Вам на электронную почту поступило уведомление о пришедшей корреспонденции и в ответ на него вы можете запросить сканирование и отправку вам содержимого письма.

5. Какие виды отправлений мы получаем на юридических адресах:

a. Письма простые

b. Письма заказные (для получения нужны доверенности от вас, если доверенностей нет, мы уведомляем о необходимости предоставить доверенность.) Если доверенность не будет предоставлена, письмо лежит на почте 30 дней, потом возвращается отправителю.

c. Письма судебные (аналогично заказным, но срок их хранения на почте 7 дней)

d. Телеграммы

e. Курьерская доставка (доставка документов курьерскими службами или курьером контрагентов). Только на тех адресах, где либо находятся наши сотрудники, либо постоянно присутствуют арендаторы (большинство помещений). Внимание: при получении мы подписываемся как «Представитель арендодателя для передачи в ООО «Название», от имени Вашей организации не принимаем курьерскую доставку и сотрудниками вашей компании не представляемся.

6. Уведомление о поступлении почты: Уведомления по email.

a. Уведомляем в любом случае до конца действия договора на юрадрес.

b. В уведомление указано от кого, кому и тип отправления.

c. Уведомление что нет доверенности или кончились доверенности

d. Всегда можете сами написать письмо или позвонить в почтовый отдел

7. Как забрать вашу почту.

b. Приехать в почтовый отдел (адрес, телефон, время работы )

c. Заказать сканирование (написать или позвонить)

d. Доставка с документами от отдела продаж (позвонить в отдел продаж и сказать)

8. В каком случае письма могут быть возвращены отправителю с отметкой организация на адресе не значится:

a. С момента окончания договора аренды рабочего места, у нас нет оснований для получения вашей почты. В таком случае простые возвращаем на почту, заказные, судебные по извещениям не получаем.

b. Нет доверенности. Уведомляем вам о необходимости предоставить доверенность. Простые получаем, заказные судебные нет, в связи с отсутствием доверенности.

9. Как заказать почтовое обслуживание.

b. Сроки на которые можно заказать ПО от 3 мес.

c. Стоимость 600 руб/ месяц, за исключением адресов, где оно включено в цену

d. Комплект документов: Договор почтового обслуживания, документы об оплате и от вас доверенности.

Для заказа ПО необходимо обратиться в отдел продаж (тел, контакты )

10. Продление договора на почтовое обслуживание.

Продление только в рамках срока действия договора аренды на юридический адрес.

11. Сроки обработки почты:

a. От 1 до 4 дней - получение всех видов отправлений в почтовом отделении Почты РФ

b. Для заказных или судебных + 1-2 дня для получения по извещению и доверенности

c. Уведомления о новых письмах рассылаются в день получения

12. Сроки хранения почты:

Срок договора аренды + 3 месяца, потом утилизация

13. Самостоятельно получение почты в почтовом отделении почты РФ.

a. По всем нашим адресам у нас хорошо отлажен процесс получения почты.

b. С нами выгоднее, другие варианты - дороже.

c. В договоре аренды есть п. 2.3, ВСЮ почту по юридическому адресу для компании получает Арендодатель и нарушение вами этого пункта может повлечь расторжение договора аренды в одностороннем порядке без возмещения денег.

14. Каким образом и почему мы добились высокого качества ПО:

a. Являемся профессиональным собственником и много лет отлаживали процесс взаимодействия со всеми почтовыми отделениями Почты РФ по нашим адресам.

b. Большой объём получаемых нами почтовых отправления облегчает работу такой высоконагруженной организации как почта РФ и им выгодней наладить оперативное взаимодействие с собственником, чем, к сожалению, персонально с каждым получателем по отдельности.

c. Персонал

d. Автоматизация

Благодаря этому мы предлагаем лучшие ценовые условия и качество услуги.

ООО «ЗЕСТ-ЭКСПРЕСС» в лице Генерального директора _____________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и _________________________________________ в лице _____________________________________ действующего на основании ___________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, заключили настоящий договор, в дальнейшем Договор, о нижеследующем:

1. Предмет договора

В соответствии с настоящим договором Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать последнему услуги, указанные в пункте 1.2 настоящего договора, а Заказчик обязуется принять эти услуги и оплатить.

Исполнитель обязуется оказать Заказчику следующие услуги:

1. Осуществить доставку (вручение) или получение почтовых отправлений на территории города Москва (далее по тексту Договора при использовании термина «город Москва» подразумевается территория города расположенная с внутренней стороны МКАД) и Московской области в порядке, указанном в настоящем договоре и Приложениях № 1, № 2;

   Организовать перевозку груза по территории Российской Федерации по маршрутам, указанным в Приложениях № 3, № 4, 12, к настоящему договору, и вручить груз получателю;

   Организовать перевозку груза по территории города Москва и Московской области в соответствии с Приложением № 5 к настоящему договору и вручить груз получателю;

   Организовать перевозку груза в страны ближнего и дальнего зарубежья по маршрутам, указанным в Приложениях № 6, № 7 к настоящему договору, и вручить груз получателю;

   По письменному указанию Заказчика осуществлять упаковку грузов в порядке, указанном в п. 3.1. настоящего договора;

   Заключать со страховщиком по указанию Заказчика договор страхования почтового отправления или груза, принятого к доставке по настоящему договору, от своего имени, за счет Заказчика, где выгодоприобретателем является отправитель или получатель почтового отправления или груза, в соответствии с условиями, изложенными в генеральном договоре страхования и Приложении № 9 к договору;

   Исполнитель оказывает перечисленные услуги и совершает в связи с этим все необходимые действия лично. Исполнитель имеет право в случае необходимости привлекать для исполнения своих обязанностей по договору третьих лиц, оставаясь при этом ответственным перед Заказчиком за их действия, а также за сохранность груза или почтового отправления.

Почтовые отправления или грузы вручаются получателю по накладной (Приложение № 10) с указанием даты и времени доставки, а не доставленные отправления возвращаются отправителю в порядке, предусмотренном действующим договором.

Все почтовые отправления или грузы считаются принятыми без объявленной стоимости, если Заказчик не дал указание Исполнителю заключить договор страхования грузов и/или почтовых отправлений. В этом случае в накладной в графах «страхование» необходимо поставить отметку в графе «Не застраховано», а в графах «страховая стоимость», «сумма страховки», «объявленная стоимость отправления (прописью)», а также в графе «примечание и описание отправления» ставится прочерк. Заполнение Заказчиком граф «страхование», «страховая стоимость», «сумма страховки», «объявленная стоимость отправления (прописью)» и графы «примечание и описание отправления» считается поручением Исполнителю заключить договор страхования со страховщиком на условиях, указанных в настоящем договоре, как если бы такое указание Исполнитель дал Заказчику в заявке-заказе в соответствии с п.2.2.1 договора.

Во всем, что не предусмотрено настоящим договором в части оказания услуг по организации доставки грузов или почтовых отправлений, стороны руководствуются «Соглашением о транспортной экспедиции» (Приложение № 8 к настоящему договору) и действующим законодательством РФ.

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

В рамках настоящего договора Исполнитель обязуется:

1. Надлежащим образом, в соответствии с условиями настоящего договора, оказать услуги, перечисленные в пункте 1.2 настоящего договора;

   Производить по письменному указанию Заказчика специальную упаковку почтового отправления или груза;

   Возвращать не доставленные почтовые отправления или грузы отправителю, если получатель в момент повторной доставки отсутствует по указанному Заказчиком адресу и/или не удалось узнать его новый адрес. Срок возврата отправления не должен превышать срок доставки, предусмотренный настоящим Договором и приложениями к нему;

2.1.4. Соблюдать сроки доставки почтовых отправлений или грузов, указанные в Приложениях к настоящему договору;

2.1.5. Не разглашать и не передавать третьим лицам адреса получателей почтовых отправлений и грузов, и их состав, ставшие известными Исполнителю в процессе выполнения своих обязанностей по договору, в течение всего срока действия настоящего договора, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Обязательство по соблюдению конфиденциальности, указанное в настоящем пункте договора, сохраняет свою силу и в течение года после окончания срока действия договора;

2.1.6. Не позднее пяти рабочих дней со дня подписания настоящего договора заключить на весь период его действия от своего имени генеральный договор страхования почтовых отправлений и грузов со страховщиком, указанным в Приложении № 9 к настоящему договору;

2.1.7.В течение 1 (одних) суток с момента отправки почтового отправления или груза обязан подать в страховую компанию извещение на страхование данного почтового отправления или груза.

2.2.В рамках предмета настоящего договора Заказчик обязуется:

2.2.1.Своевременно оформлять заявку-заказ на оказание услуг по настоящему договору в соответствии с режимом, установленным в пункте 2.2.7 договора. В заявке-заказе необходимо указать: тип отправления (почтовое или груз); ценность отправления; наименование, адрес и контактную информацию получателя, необходимость осуществления Исполнителем дополнительных услуг, необходимость страхования отправления (груза), определить сторону, осуществляющую погрузочно-разгрузочные работы, а также указать иную необходимую информацию;

2.2.2.Обеспечивать необходимое оформление и подготовку почтового отправления или груза к отправке: четко и ясно указывать адрес доставки почтового отправления или груза, телефон, контактное лицо, наименование организации и другую необходимую информацию в соответствии с настоящим договором;

2.2.3.Своевременно и в полном объеме производить оплату услуг Исполнителя;

2.2.4.Оплачивать возврат не доставленного почтового отправления или груза в порядке, указанном в п. 3.6 настоящего договора;

2.2.5.Не передавать Исполнителю для доставки в почтовых отправлениях или в грузах предметы, изъятые из гражданского оборота в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а именно: оружие, взрывчатые и ядовитые, горючие, наркотические вещества;

2.2.6.Не передавать Исполнителю для доставки валюту любых стран, в том числе Российской Федерации, драгоценные металлы и ювелирные изделия, документы, удостоверяющие личность граждан, а также другие предметы, запрещенные для доставки в почтовых отправлениях и в качестве грузов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

2.2.7.Оформить заявку-заказ по телефону или электронной почте с последующим подтверждением ее получения по телефону в режиме, указанном ниже (время московское):

на пешего курьера до 12:00 на текущий день, после 12:00 на следующий день,

на легковой автомобиль до 12:00 на текущий день, после 12:00 на следующий день,

на грузовой автомобиль до 18:00 на следующий день.

2.3.Стороны в момент отправки (погрузки) груза или почтового отправления оформляют в письменном виде накладную по образцу, указанному в Приложении № 10 договору, которая должна быть подписана уполномоченными представителями сторон.

В накладной полномочный представитель Заказчика указывает:

2.3.1.Тип отправления (почтовое отправление или груз);

2.3.2.Ценность отправления (с объявленной или без объявленной стоимости);

2.3.3.Наименование получателя почтового отправления или груза, его точный адрес и контактная информация получателя, которая включает в себя следующее: фамилию, имя, отчество лица ответственного за получение почтового отправления или груза, если получателем является юридическое лицо, номер телефона, включая мобильный;

2.3.4.Необходимость осуществления Исполнителем дополнительных услуг, а именно: упаковка, и сортировка.

2.4. При отправке грузов с объявленной ценностью более 5 000 000 (пяти миллионов) рублей, включая НДС на момент отправки: условия доставки, ответственность Сторон, условия страхования таких грузов и иные условия оговариваются сторонами отдельно и согласуются путем подписания Дополнительного соглашения к настоящему Договору.